Koncernens leverandørkodeks
Indledning
Formål
Bæredygtighed er en integreret del af Max Matthiessens kerneforretning og er vigtig både ud fra et risiko- og mulighedsperspektiv. Bæredygtighedsagendaen omfatter herunder sikring af bæredygtige indkøbspraksisser.
Leverandørens Code of Conduct (SCoC) fastlægger grundlaget for Max Matthiessens ambition om en bæredygtig forsyningskæde. Den danner endvidere rammen for samarbejdet og dialogen med leverandører om væsentlige bæredygtighedsemner inden for forretningsetik, menneskerettigheder, arbejdsstandarder og miljø.
Forpligtelser
SCoC er blandt andet baseret på principperne i følgende internationalt anerkendte standarder og konventioner:
- De Forenede Nationers Global Compact
- Kernekonventionerne fra Den Internationale Arbejdsorganisation (ILO)
- OECD’s retningslinjer for multinationale virksomheder
- OECD’s konvention om bekæmpelse af bestikkelse
Generelle krav
SCoC’en fastsætter minimumskrav for leverandørerne og gælder som supplement til øvrige kontraktuelle bestemmelser. Hvor obligatoriske nationale eller internationale bestemmelser stiller strengere krav, finder disse bestemmelser anvendelse.
SCoC’en omfatter alle leverandører til Max Matthiessen‑koncernen samt disses medarbejdere.
Forretningsetik
Leverandører er ansvarlige for at sætte sig ind i og overholde de anti‑korruptions‑ og anti‑bestikkelseslove, der finder anvendelse for deres aktiviteter. Max Matthiessen forventer, at leverandører har nultolerance over for enhver form for korruption og bestikkelse samt efterlever de højeste etiske standarder og udviser integritet.
Anti-bestikkelse
Leverandøren afviser at acceptere eller opretholde forretning gennem bestikkelse. Leverandøren må hverken direkte eller indirekte tilbyde, love, yde eller godkende betaling af penge eller andre værdier til nogen med det formål på utilbørlig vis at påvirke modtageren i udførelsen af dennes professionelle opgaver eller for at opnå eller fastholde en uberettiget forretningsmæssig fordel. Leverandøren må heller ikke anmode om eller acceptere uberettigede fordele fra andre i forbindelse med udførelsen af opgaver for leverandøren eller for Max Matthiessen.
Interessekonflikter
Leverandøren skal overvåge situationer, hvor personlige interesser eller familiemedlemmers interesser kan medføre, at leverandøren træffer forretningsmæssige beslutninger, som er i konflikt med leverandørens forpligtelser som leverandør og/eller Max Matthiessens interesser, og skal informere Max Matthiessen om enhver sådan situation.
Konkurrence
Leverandøren skal overholde gældende konkurrencelovgivning. Leverandørens medarbejdere må ikke indgå i drøftelser med konkurrenter om markedsopdeling, informationsudveksling, produktions- og salgskvoter eller manipulation af udbud.
Fortrolige oplysninger og databeskyttelse
Leverandøren garanterer, at fortrolige eller på anden måde følsomme oplysninger, som modtages fra Max Matthiessen, håndteres på en sikker og fortrolig måde i overensstemmelse med gældende fortrolighedsforpligtelser og lovgivning om markedsmisbrug.
Leverandøren skal overholde gældende love, regler og standarder vedrørende behandling af personoplysninger samt eventuelle yderligere krav, der måtte være fastsat i en databehandleraftale med Max Matthiessen.
Menneskerettigheder
Max Matthiessen forventer, at leverandøren respekterer grundlæggende og internationalt anerkendte menneskerettigheder i alle dele af sin virksomhed.
Leverandøren skal tilstræbe ikke at forårsage eller bidrage til negative indvirkninger på menneskerettighederne gennem egne aktiviteter samt håndtere og afhjælpe sådanne indvirkninger, når de opstår, og forebygge negative indvirkninger på menneskerettighederne, der er knyttet til leverandørens aktiviteter.
Leverandøren opfordres til at have en proces for due diligence vedrørende menneskerettigheder, som omfatter vurdering af faktiske og potentielle indvirkninger på menneskerettighederne samt handling på baggrund af disse vurderinger, herunder iværksættelse af tiltag til afhjælpning af negative indvirkninger på menneskerettighederne.
Arbejdsstandarder
Max Matthiessen forventer, at leverandøren overholder alle gældende arbejdsretlige love, regler og standarder i alle dele af sin virksomhed.
Lige muligheder og ikke-diskrimination
Leverandøren garanterer, at alle medarbejdere behandles med værdighed og respekt. Diskrimination eller chikane baseret på race, etnicitet, køn, fysisk handicap, seksuel orientering, religion, politiske holdninger eller enhver anden egenskab, der er beskyttet i henhold til gældende lovgivning, tolereres ikke af leverandøren.
Leverandøren tilstræber at sikre, at medarbejdere med samme kvalifikationer, uddannelse og kompetencer modtager lige løn for lige arbejde.
Leverandøren respekterer og anerkender i overensstemmelse med gældende lovgivning retten til foreningsfrihed og kollektive forhandlinger
Arbejdsforhold
Leverandøren garanterer, at der stilles et sundt og sikkert arbejdsmiljø til rådighed for sine medarbejdere. Misbrug (uanset om der er tale om fysisk eller verbal handling) samt ulovlig chikane tolereres ikke og er underlagt nultolerance.
Tvangsarbejde og børnearbejde
Leverandøren må hverken direkte eller indirekte gøre brug af arbejde eller tjenesteydelser, der udføres af en person under trussel om straf, og som den pågældende person ikke frivilligt har tilbudt.
Leverandøren understøtter den effektive afskaffelse af børnearbejde, dvs. at der ikke udføres arbejde af børn eller mindreårige under den minimumsalder, der er fastsat i henhold til gældende lovgivning.
Miljømæssig bæredygtighed og påvirkning
Max Matthiessen forventer, at leverandøren overholder alle gældende miljølove, regler og standarder i alle dele af sin virksomhed og anerkender, at miljømæssig bæredygtighed er en vigtig faktor for langsigtet forretningsmæssig succes.
Leverandøren opfordres til systematisk at arbejde med at håndtere eventuelle miljømæssige problemstillinger og til at anvende ressourcer på en miljømæssigt ansvarlig måde. Leverandøren tilstræber løbende at drive sin virksomhed på en miljømæssigt ansvarlig og bæredygtig måde.
Implementering
Det forventes, at leverandøren overholder kravene i denne SCoC og sikrer, at eventuelle underleverandører til leverandøren tilsvarende overholder denne SCoC.
Leverandøren forpligter sig til at sikre, at relevante funktioner er bekendt med indholdet af denne SCoC og de forventninger, som den indebærer for leverandørens aktiviteter. Leverandøren opfordres endvidere til at tilbyde medarbejdere regelmæssig uddannelse inden for relevante bæredygtighedsrelaterede emner.
Overvågning og håndhævelse
Det forventes, at leverandøren samarbejder i initiativer, hvor Max Matthiessen indsamler oplysninger om leverandørens bæredygtighedspraksis med henblik på vurdering og rapportering.
Max Matthiessen kan gennemføre undersøgelser for at bekræfte overholdelse af denne SCoC, hvor leverandøren forventes at kunne dokumentere, at interne politikker eller procedurer opfylder kravene.
Hvis leverandøren bliver opmærksom på væsentlige overtrædelser af denne SCoC, begået af leverandøren selv eller af en underleverandør, skal leverandøren informere Max Matthiessen uden unødig forsinkelse. Efter en overtrædelse og afhængigt af dens karakter vil leverandøren få mulighed for at afhjælpe den pågældende overtrædelse.
Indberetning af bekymringer
Enhver bekymring vedrørende formodede overtrædelser af denne SCoC bør indberettes til Max Matthiessen via virksomhedens whistleblowerordning. Leverandører opfordres til at have deres eget sikre whistleblowersystem og skal sikre, at der ikke anvendes nogen form for repressalier mod personer, der i god tro foretager en indberetning.